Aftrekbare kosten: zo zorgt u ervoor dat uw vennootschap zoveel mogelijk kosten draagt

Er zijn soms heel wat meer kosten fiscaal aftrekbaar dan men op het eerste gezicht zou vermoeden.  Het zou immers een fiscale zonde zijn om bepaalde aftrekposten te laten liggen …

In principe aftrekbare kosten …

De vraag die in de praktijk meermaals gesteld wordt, is of alle kosten die een vennootschap betaalt ook  aftrekbaar zijn.  Het antwoord is neen.

De beroepskosten zijn aftrekbaar wanneer ze gemaakt worden voor de realisatie van het maatschappelijke doel van de vennootschap.  Hiervoor kijken we naar het basisartikel 49 WIB 92. 

De bewijslast voor de aftrekbaarheid van de beroepskosten ligt duidelijk bij de vennootschap.  Deze moet aantonen dat de kosten inherent zijn aan de uitoefening van haar beroepsactiviteit.  Het volstaat dus niet om zomaar iets op te nemen in de statutaire doelomschrijving.

Beter voorkomen dan genezen dus …

Wat zijn aftrekbare kosten …

We geven hierbij enkele niet-courante kosten die aftrekbaar zijn in uw vennootschap.  Deze zullen afzonderlijk verder worden toegelicht :

• Aanvullende collectieve verzekering inzake gezondheidszorg

• Beveiliging

• Boetes

• Business seats

• Cultuurcheques

• Drank

• Failliete klant

• Intresten op rekening-courant

• Kledij

• Managementfee

• Serviceclub

Algemeen principe inzake btw …

De vennootschap moet een correcte factuur kunnen voorleggen om recht op aftrek van de BTW die ze betaald heeft op die factuur, te kunnen verkrijgen.

Aanvullende collectieve verzekering inzake gezondheidszorg

Veel vennootschappen sluiten een hospitalisatieverzekering of een verzekering voor ambulante medische zorgen af ten gunste van het personeel of bedrijfsleiders.

De premies van hospitalisatieverzekeringen zijn NIET aftrekbaar en de uitkeringen zijn bijgevolg dan ook niet belastbaar bij de genieter.

Beveiliging

Sinds 1 januari 2009 kunnen ‘kleine’ vennootschappen bepaalde beveiligingskosten voor 120% aftrekken :

• Abonnementskosten voor de aansluiting op een vergunde alarmcentrale.
• Kosten van een vergunde bewakingsonderneming voor het verrichten van beveiligd vervoer van geldbiljetten
• Kosten van een vergunde bewakingsonderneming voor het toezicht houden op en de bescherming van roerende en onroerende goederen.

Deze kosten zijn voor 120% aftrekbaar van de winsten of baten voor het jaar waarin deze kosten gemaakt of gedragen werden.

Merk op …

De abonnementen voor interventie na alarm en de interventiefacturen komen niet in aanmerking voor de verhoogde aftrekbaarheid ten belope van 120%.

Boetes

In principe zijn boetes niet aftrekbaar…

Sommige boetes zijn echter wel aftrekbaar :

• Proportionele boetes met betrekking tot aftrekbare belastingen.
• Boetes die de werkgever betaald heeft en die als voordeel van alle aard aangerekend werden aan de begunstigde.
• Parkeerretributies geëind door gemeentes.  Dit zijn parkeerkosten.
• Contractuele schadevergoedingen.
• Bijdragen wegens laattijdige neerlegging van de jaarrekening.

Vaste BTW-boetes daarentegen zijn niet aftrekbaar en boetes inzake de inkomstenbelastingen zijn evenmin aftrekbaar.

Merk op …

De aftrek van de boetes draait rond het verschil tussen de proportionele boetes, die als een belastingsverhoging gezien worden, en de vaste boetes, die een straffend karakter hebben voor een begane overtreding.  Enkel de proportionele boetes zijn aftrekbaar.

Business seats

Vennootschappen maken soms kosten die gepaard gaan met het bijwonen van een wedstrijd in voetballoges of VIP-plaatsen bij andere manifestaties.

De kosten voor de toegang tot voetballoges of VIP-plaatsen bij andere wedstrijden (toegangskaarten, abonnementen, e.d.) worden aangemerkt als publiciteitskosten in de mate waarin de vennootschap aantoont dat het gebruik van die locaties gericht is op het voeren van de één of andere vorm van publiciteit voor de onderneming.  In de mate waarin er voldaan is aan de voorwaarde zijn de kosten volledig aftrekbaar.

De uitgaven met betrekking tot de ontvangst van klanten, leveranciers of zakenrelaties op dergelijke plaatsen, zijn receptiekosten.  Het gaat om de kosten van maaltijden, snacks, versnaperingen, drank, rookartikelen, bloemen, enz.  Die kosten zijn slechts voor 50% aftrekbaar als beroepskosten.

Als er maaltijden geserveerd worden (met uitzondering van de loge of de business seat) dan zijn dit restaurantkosten en slechts voor 69% aftrekbaar.

Merk op …

Een correcte opsplitsing tussen de verschillende bestanddelen is aan te bevelen, zo niet zal de opsplitsing gebeuren ter gelegenheid van een controle. 

Cultuurcheques

Voor de werknemer of de bedrijfsleider zijn de ontvangen cultuurcheques vrijgestelde inkomsten onder de onderstaande voorwaarden.

De kosten voor het verstrekken van cultuurcheques aan personeelsleden en bedrijfsleiders zijn bijgevolg fiscaal niet aftrekbaar.  De volgende voorwaarden moeten vervuld zijn :

• De toekenning moet vervat zijn in een CAO of in een geschreven individuele overeenkomst.
• De cheque wordt op naam van de werknemer of de bedrijfsleider afgeleverd.
• De cheque is maximaal 15 maanden geldig van 1 juli van het jaar van uitgifte tot 30 september van het volgende jaar.
• Het totale bedrag van de cheques mag per werknemer of bedrijfsleider niet groter zijn dan 100 EUR per jaar.
• De cheques mogen niet verleend zijn ter vervanging van het loon.

Merk op …

Is er niet voldaan aan de vrijstellingsvoorwaarden, dan zijn de cheques een belastbaar voordeel in hoofde van de genieter.  De gemaakte kosten zijn dan voor de vennootschap aftrekbare beroepskosten.  De werknemer wordt er op belast en zijn er ook sociale bijdragen verschuldigd op de toekenning van de cultuurcheques.

Wordt vervolgd....