Forfaitaire vergoedingen voor kosten eigen aan de werkgever: de do's en dont's

Forfaitaire vergoedingen voor kosten eigen aan de werkgever: de do's en dont's

De vraag die men zich in de praktijk meestal stelt, is hoe de ten laste neming van kosten door de werkgever fiscaalrechtelijk en op het vlak van de sociale zekerheid dient te worden behandeld.

In principe niet belastbaar …

Alle inkomsten die de werknemer verwerft uit arbeid in dienst van een werkgever (rechtstreeks of onrechtstreeks) vormen in principe een belastbare bezoldiging.

De grote uitzondering hierop zijn de vergoedingen betaald door de werkgever aan de werknemer 'tot terugbetaling van werkelijke uitgaven die aan de werkgever eigen zijn'.

Dit is niet meer dan normaal : ten slotte gaat het eigenlijk niet om een inkomen, maar wel om een terugbetaling van voorgeschoten kosten.

Wel vermelden op fiche …

De betaalde vergoedingen zijn geen belastbare bezoldigingen, maar moeten wel worden vermeld op de individuele fiches 281.10 en 281.20 van de betrokken werknemers of bedrijfsleiders en op de samenvattende opgaven (art. 57, 3 WIB 92).

Forfaits …

Mag de werkgever een forfaitair bedrag, bijvoorbeeld maandelijks, toekennen aan de werknemer als een vergoeding voor kosten eigen aan de werkgever?
De vraag komt veelvuldig aan bod omdat veel werkgevers op deze manier een extra kunnen toestoppen aan hun werknemers, op een fiscaal vriendelijke manier.

Forfaits van de fiscus …

Het goede nieuws is dat de fiscus zelf een aantal forfaits in het leven heeft geroepen die de werkgever kan toekennen aan zijn werknemer of bedrijfsleider, zonder dat die daarop wordt belast. Een bekend voorbeeld is de terugbetaling van verblijfkosten tijdens dienstreizen in België. Als een werknemer of bedrijfsleider buiten de onderneming voor haar rekening prestaties levert waarvan de totale duur meer dan vijf uur per dag bedraagt, mag de onderneming een forfaitaire dagvergoeding betalen.

Een ander voorbeeld is de kilometervergoeding die mag worden uitbetaald wanneer een werknemer of bedrijfsleider zijn eigen wagen gebruikt voor beroepsmatige verplaatsingen. Wanneer deze kilometervergoeding forfaitair wordt uitbetaald dan kan deze belastingvrij worden uitgekeerd wanneer het kilometertarief niet meer bedraagt dan het kilometertarief dat de Staat aan haar eigen ambtenaren uitbetaalt ( momenteel 0,3026 EUR per kilometer).

Forfaits voor kleine kosten …

Naast voormelde forfaits die uitgaan van de fiscus zelf, kan een werknemer andere kleine kosten hebben die kunnen doorgaan als kosten eigen aan de werkgever. Bijvoorbeeld, personeelsleden werken vaak thuis. Dan verbruiken zij elektriciteit en verwarming. De werkruimte vraagt enig onderhoud. Zij moeten een bureau inrichten en hebben wat kantoormateriaal nodig. Zij kunnen voor het werk de eigen telefoon en de internetaansluiting gebruiken. Ter dekking van al deze kosten kan de werkgever maandelijks forfaitair een bedrag toekennen, zodat de werknemer de kosten terugbetaald krijgt.

Ook bij het gebruik van een firmawagen moet de werknemer soms nog kleine kosten betalen: zelf betaalde wasbeurten, kleine parkeerkosten en het ter beschikking stellen van een garage of carport thuis om de auto netjes te stallen. Het kan ook gaan om een vergoeding voor het aankopen van vakliteratuur. Soms wil de werkgever zelfs tussenbeide komen in de kledij die het personeelslid moet kopen om te werken en klanten te bezoeken.

De administratie zal niet tevreden zijn met de loutere vaststelling dat een kost gebeurt voor rekening van de werkgever om te besluiten dat die kost eigen is aan de werkgever en dus belastingvrij zou zijn. Van een belastingvrije vergoeding kan enkel sprake zijn wanneer deze vergoeding ook effectief werd aangewend voor dergelijke kosten.

Maar hoe zit het dan met de bewijslast, want er wordt nu net met forfaits gewerkt omdat het niet altijd gemakkelijk is om bewijsstukken te verzamelen voor dergelijke kosten.

Tegenbewijs door de fiscus …

De fiscus kan het tegenbewijs leveren dat het om verdoken bezoldigingen gaat, door te wijzen op het onredelijke of niet verantwoorde karakter van deze vergoedingen, rekening houdend met de feitelijke gegevens die uit het dossier blijken. Hoewel de bewijslast niet bij de werknemer ligt, moet de werknemer het aannemelijk maken dat bepaalde kosten waarvoor die vergoedingen worden uitbetaald, werkelijk bestaan.

Zorg voor onderbouw …

Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn kan men forfaitair ramen, maar het forfait zal, zoals gezegd, moeten kunnen verantwoord worden. Een forfaitaire vergoeding is niet verboden, zij moet echter in redelijke verhouding staan tot de grootte van de reële kosten.

De fiscale administratie is gerechtigd aan de werkgever het bewijs of de onderbouw te vragen van de toegekende kostenvergoeding.

Dus indien door de werkgever een forfaitaire kostenvergoeding bepaald wordt, is het belangrijk dat een onderbouw voor dergelijke vergoeding voorhanden is.

Leg een dossier aan, en ga te werk als volgt.

Sanctie wanneer niet onderbouwd …

Indien het bewijs niet kan worden geleverd, of indien de onderbouw als niet voldoende wordt beschouwd, is de fiscus gemachtigd vooreerst het toegekende bedrag te belasten als een bezoldiging in hoofde van de werknemer en bovendien aan de werkgever een aanslag 'geheime commissielonen' op te leggen. Immers in dergelijke situatie is de toegekende kostenvergoeding niet correct opgenomen op de loonfiche. Het tarief van dergelijke aanslag bedraagt 309%.

Vermijd dubbel gebruik …

Waar uw controleur een hekel aan heeft, is dubbel gebruik van de forfaitaire terugbetalingen met onkostennota’s  voor reële kosten ten aanzien van de vennootschap, of met bewezen kosten in de personenbelasting.

Dat laatste is trouwens de reden waarom de forfaitaire kostenaftrek voor bedrijfsleiders is teruggebracht van 5 naar 3 %. De overheid gaat er immers van uit dat deze kostenaftrek dubbel gebruik uitmaakt met forfaitaire onkostenvergoedingen die doorgaans worden toegekend aan bedrijfsleiders.

Algemene principes inzake sociale zekerheid …

Ook wat betreft de sociale zekerheid geldt een vrijstelling van bijdragen voor bedragen die gelden als terugbetaling van kosten die ten laste vallen van de werkgever. Een duidelijke definitie van het begrip 'kosten eigen aan de werkgever' ontbreekt evenwel in het sociale zekerheidsrecht.

Nog vragen ?

Maak gebruik van ons gratis eerstelijnsadvies.

Stuur een e-mail Bel ons: 053/81.01.25

Delen