Het opmaken van creditnota’s om teveel doorgestorte BTW terug te krijgen

Het opmaken van creditnota’s om teveel doorgestorte BTW terug te krijgen

Stel, u verkoopt een machine aan uw klant voor € 1.000 + 21% BTW = € 1.210. U stort die € 210 door aan de staat en uw klant recupereert dit bedrag via zijn BTW-aangifte. Achteraf blijkt die machine niet goed te werken, u neemt ze terug en u geeft uw klant zijn geld terug, nl. € 1.210. U heeft m.a.w. € 210 te veel doorgestort aan de staat, maar dat wist u op dat ogenblik nog niet. Het is dan ook logisch dat u die € 210 kunt terugvragen (art. 77 W. BTW).

Er zijn nog gevallen denkbaar waarin u de te veel betaalde BTW kunt terugvragen, o.a. wanneer uw klant een voorschot betaald heeft (met BTW), maar achteraf blijkt dat zijn bestelling niet meer leverbaar is en hij zijn voorschot terugkrijgt (nadat u de BTW al doorgestort heeft), of wanneer u een te hoog BTW-tarief heeft gefactureerd en dat achteraf moet corrigeren, of wanneer u een zgn. hoeveelheidskorting toestaat, enz. Om die BTW terug te krijgen, moet u een aantal formaliteiten vervullen.

U moet een creditnota uitreiken aan uw klant waarop er een verwijzing staat naar de oorspronkelijke factuur die u corrigeert en waarop ook duidelijk het bedrag aan BTW vermeld staat dat u hem teruggeeft (art. 79 W. BTW). Uw klant moet dan op basis daarvan ook de BTW corrigeren die hij oorspronkelijk in aftrek gebracht heeft.

Op die creditnota moet u ook de vermelding aanbrengen “BTW terug te storten aan de staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht” (art. 4 KB nr. 4). Staat deze vermelding er niet op, dan kan de fiscus u de teruggave weigeren.

U moet ook een zgn. teruggaveregister bijhouden (art. 4 KB nr. 4). Dat is een inventaris waarin alle creditnota’s ingeschreven zijn waarvoor u een teruggave vraagt met de vermelding van een volgnummer, de datum, de aanduiding van de klant en het terug te geven bedrag (aanschr. 81/1970). U moet die op verzoek van de controleur voorleggen op zijn bureau. Kunt u dat niet, dan kan hij de teruggave weigeren.

Heeft u dat register niet, dan neemt de controleur in de praktijk meestal ook genoegen met het boek voor uw uitgaande facturen, als dit tenminste ook uw creditnota’s bevat.

De BTW aanvaardt echter ook dat u een creditnota maakt zónder BTW en dus ook zonder die verplichte vermelding als uw klant een volledig recht op aftrek heeft. U geeft uw klant dan het bedrag terug zonder BTW, u vraagt niets terug en uw klant doet geen correctie van de door hem in aftrek gebrachte BTW. Voor de staat is dat immers een ‘nuloperatie’ en daarom aanvaardt men dit ook (aanschr. nr. 78 van 24.11.1970, randnr. 30).

Nog vragen ?

Maak gebruik van ons gratis eerstelijnsadvies.

Stuur een e-mail Bel ons: 053/81.01.25

Delen