Indexatie op 1 januari 2017 voor de forfaitaire vergoedingen wegens dienstreizen in België

Indexatie op 1 januari 2017 voor de forfaitaire vergoedingen wegens dienstreizen in België


Wanneer een bedrijf aan zijn werknemers vergoedingen toekent als terugbetalingen van verblijfskosten omdat zij binnenlandse of buitenlandse dienstreizen maken, kunnen onder bepaalde voorwaarden beschouwd worden als een kost eigen aan de werkgever.

Dit betekent dat deze vergoedingen in principe aftrekbaar zijn als beroepskosten voor de werkgever en niet belastbaar bij de werknemer die ze ontvangt.

1. Op fiscaal vlak

De forfaitaire vergoedingen die een werkgever betaalt als terugbetaling van verblijfskosten voor een werknemer tijdens zijn beroepsverplaatsingen in België zijn niet belastbaar wanneer het bedrag analoge vergoedingen die de overheid aan haar eigen personeelsleden toekent, niet overschrijdt.

Het gaat om bedragen die de fiscus aanvaardt als terugbetaling van  kosten eigen aan de werkgever (geïndexerde bedragen vanaf 1 juli 2017)

Reis per kalenderdag

> 2 uur en < 8 uur : 3,98 EUR
> 8 uur : 19,99 EUR

Toeslag wegens nachtverblijf

Verblijf op kosten van het personeelslid : 45,54 EUR
Kosteloos verblijf : 23,97 EUR

Opmerkingen:

1.Onder verblijfskosten wordt verstaan: de kosten van maaltijden, dranken,
overnachtingen, kleine kosten als gevolg van dienstverplaatsingen in het
binnenland. Er dient aangetoond te worden dat de werknemer buiten de onderneming heeft gewerkt en een maaltijd heeft moeten nuttigen of heeft moeten overnachten.

2.Deze forfaitaire vergoedingen mogen geen dubbel gebruik uitmaken met terugbetalingen van werkelijk bij beroepsverplaatsingen opgelopen kosten.

3. Bovenstaande bedragen moeten nog bevestigd worden door de fiscus.


2. Op het vlak van de RSZ.

In zijn administratieve instructies 2012/4 publiceert de RSZ een onkostentabel waarvoor een forfaitaire raming wordt aanvaard en tevens de bedrage en de voorwaarden waarin zij mogen toegepast worden.

A.    Dag en maaltijdvergoeding

Voor de RSZ wordt de dagvergoeding uitgesplitst in een baanvergoeding van 10,00€ per dag en een maaltijdvergoeding van 6,00 € per dag.

De baanvergoeding van 10,00 € per dag kan worden toegekend voor niet-sedentaire werknemers die verplicht zijn zich te verplaatsen tijdens de werkdag (minimum 4 uur opeenvolgend) en dus geen gebruik kunnen maken van de sanitaire en andere
faciliteiten die voorhanden zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de meeste werven.

De maaltijdvergoeding van 6,00 € per dag kan aan de niet-sedentaire werknemers worden toegekend die verplicht zijn zich te verplaatsen tijdens de werkdag (minimum 4 uur opeenvolgend) wanneer ze niet anders kunnen dan een maaltijd buitenhuis te gebruiken.

Opmerking. Volgens de RSZ is er een cumulverbod maaltijdcheque en kostenvergoeding voor een zelfde maaltijd voor dezelfde dag. Als de werkgever de werkelijke kost van één of meerdere maaltijden (met uitzondering van het ontbijt) op een dag ten laste neemt, moet het werkgeversaandeel van de maaltijdcheque één keer worden afgetrokken van de totale vergoeding voor die dag, ongeacht de duur van de werkdag en het aantal maaltijden vergoed door de werkgever.
Als de werkgever kiest voor een forfaitaire maaltijdvergoeding, houdt de RSZ rekening met de duur van de werkdag om de tweede forfaitaire maaltijdvergoeding al dan niet vrij te stellen van socialezekerheidsbijdragen:
•    als de werkdag maximum acht uren duurt: het werkgeversaandeel van de maaltijdcheque moet worden afgetrokken van de
forfaitaire maaltijdvergoeding;
•    als de werkdag langer dan acht uren duurt: de werknemer kan genieten van de forfaitaire maaltijdvergoeding en de maaltijdcheque indien de werkgever kan aantonen dat de werknemer een tweede maaltijd heeft genuttigd.

B.    Verblijfskosten in België

Indien de werknemer voor de nacht niet naar huis kan komen omdat de werkplaats te ver is verwijderd aanvaardt de RSZ 35,00 € per nacht. Dit forfaitair bedrag dekt de kosten van avondmaal logies en ontbijt.

Indien de werkgever van oordeel is dat de kosten die de werknemers maken groter zijn dan deze forfaitaire bedragen, mag hij uiteraard de werkelijke kosten bewijzen.

In geen enkel geval mogen de door de werknemers gemaakte kosten dubbel terugbetaald worden. De RSZ aanvaardt het gebruik van de forfaits dan ook alleen maar op voorwaarde dat dezelfde kosten niet ook op een andere manier terugbetaald worden.


3.    RSZ-forfaits en de fiscale kwalificatie

Zullen deze door de RSZ vastgestelde forfaits als forfaits die bepaald werden « overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende criteria » aanvaard worden door de fiscale administratie?

Of zullen deze terugbetalingen van kosten beschouwd worden als « forfaits die noch op bewijsstukken noch op ernstige en met elkaar overeenstemmende criteria bepaald werden » ?

In zijn antwoord van 23 juni 2011 aan de USS merkt de fiscus op dat, op moment dat de RSZ de betrokken instructie vastlegde,  de fiscale administratie reeds over eigen regels beschikte, soms overeenkomstig en soms verschillend, om een aantal uitgaven eigen aan de werkgever te definiëren.

In de huidige stand van zaken, zal de fiscale Administratie haar eigen regels blijven toepassen wat betreft de forfaits met algemene draagwijdte. Dit verhindert echter niet dat, in bijzondere gevallen en op basis van specifieke omstandigheden, de taxatiedienst, in het kader van een controle, toch kan beslissen één of ander van de door de RSZ aangenomen forfaits toe te passen.

Nog vragen ?

Maak gebruik van ons gratis eerstelijnsadvies.

Stuur een e-mail Bel ons: 053/81.01.25

Delen